为贯彻落实《北京市财政局转发财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见的通知》（京财采购〔2016〕2716号）、《北方工业大学合同管理实施细则（试行）》（校发〔2016〕78号）等文件精神，加强政府采购结果管理，进一步规范我校货物与服务合同履约验收工作，便利相关部门及人员明确验收管理的范围、原则、职责及流程，有效接续固定资产登记入账工作等，结合我校货物与服务采购验收管理实际，特制定本规程。

一、验收管理范围

1.各部门经OA系统审核签订的货物与服务合同采购验收。

2.各部门内审的千元及以上需入固资产的无合同采购验收。

3.工程类合同所包含的千元及以上需入固资产的采购验收。

二、验收管理原则

1.执行“不相容岗位彼此分离”的基本内控原则。即：合同条款约定、验收流程设定、验收工作组织、合同履约验证，四环节工作相互独立。

2.实行“经常性派工制”。即：除项目负责人（实际采购人）理应参与相关验收环节外，其他验收人，由合同承办部门以出具标准格式的《验收委派单》（见附件1、2）和《验收报告单》（见附件3、4）形式，经常性无固定指派。其中：

《验收委派单》，由部门负责人授权专人签发，用于规定：具体验收工作内容和资料交付清单。

《验收报告单》，以“摘自合同条款的验收清单”为主要内容，用于规定：具体验收工作依据和结果记载格式。

3.恪守“验收取决标准、标准源自合同”以及“多人见证、验收留痕”的基本验收准则。

4.对于履约验收不合格的采购合同，由合同承办部门责成专人负责善后，且在相关善后工作完成前不能支付合同尾款。

三、验收管理职责划分

1.资产处职责

（1）负责制定与修订学校货物与服务采购的验收管理规程及验收工作流程。

（2）负责组织学校规定限额以上的“招标项目或政采目录项目”采购验收。

2.二级部门职责

（1）负责组织本部门承办的学校规定限额以下的“非招标项目或政采目录项目”采购验收。其中，无合同采购验收仅限涉及“千元及以上需入固资产”的情况。

（2）负责组织本部门承办的工程类合同所包含的千元及以上需入固资产的采购验收。

3.验收委派人职责

验收委派人，是指合同承办部门指定负责“合同管理与验收管理”的专门人员（由部门向资产处予以书面盖章确认），相关职责如下：

（1）负责所在部门的承办合同管理，并按季度向资产处报送合同履行情况数据。即：履行《北方工业大学合同管理实施细则（试行）》所规定的合同管理义务，合同一经签订，合同承办部门应当跟踪合同的履行情况，并及时将合同履行情况报送至合同归口管理部门。

（2）负责依据合同约定制作《验收报告单》，依据合同执行进度委派“验收承办人”并授权签发《验收委派单》。

（3）负责审核回收的《验收报告单》及随附资料，补充记录项目负责人通报的“后续安装调试结果”（若有此情况）；整理相关合同、报告单、委派单等采购文件，并按合同签订年度送交学校档案馆归档。

4.验收承办人职责

验收承办人，是指合同承办部门以签发《验收委派单》的形式，指定负责某项合同具体验收组织工作的专门特聘人员，其职责为：负责依据《验收委派单》和《验收报告单》所规定的要求及格式，独立组织完成指定验收工作。

5.项目负责人职责

项目负责人，是指按照部门职责归属授权负责某项合同签署及监督执行的专门人员，相关职责如下：

（1）负责按照相关法规及规定发起并完备授权合同签署。

（2）负责及时交付相关方所需的合同正本（或电子版）。其中，资产处1份正本，所在二级部门（验收委派人）1份正本及电子版，供应商x份正本（按约定），本人1份（正本或复印件，自定）。

（3）对于货物类采购合同，承担“安装调试、性能测试等后续验收工作”的主体责任（若有此情况），后续验收完成后，应在本人留存的2份验收报告单上补充填写“后续验收情况”，并应及时向验收部门口头通报“后续验收结果”。对于服务类采购合同，承担“验收辅助资料提供”的主体责任（若有此情况），并应在服务提供过程中，注意跟踪记录与留存相关验收资料，特指：过程痕迹图片、工作台账记录、前后反差图片、权威鉴定报告等。

（4）负责事先告知验收部门“供应商确认的验收时段”，以启动相关验收工作。

（5）负责“履约验收不合格合同”的系列善后工作。

6.验收见证人职责

验收见证人（又称：其他验收人或其他见证人），是指参与某项合同验收并可以见证相关验收结果的本校专门特聘人员，其职责为：协助见证本人可以见证的相关验收结果并签字确认。

四、验收管理工作流程及要求

1.项目负责人，需将相关合同正本及电子版及时交付所在部门验收委派人，以制作《验收报告单》。

2.验收委派人，应严格依据合同电子版提前制作《验收报告单》。其中，作为验收依据的“验收清单”部分，制作要求如下：

（1）货物类合同：应包括约定采购的全部货物内容。可依据采购合同中详细供货清单及分项价目表制作。（建议：以合同电子版内容粘贴形式制作，以确保与合同约定内容的一致性）。

（2）服务类合同：应包括用于界定“约定服务提供事项”的全部要素条款，通常包括：服务内容、服务环节、服务期限、服务范围、服务频次、服务数量、服务质量及安全标准等条款（但不包括：免责条款、违约条款、争议解决条款、资金支付条款、展望性条款、供应商权利条款、我校义务条款等）。应依据合同，逐项筛选“纯粹与服务提供事项内容及标准”有关的约定条款。（建议：以合同电子版内容粘贴形式制作，以确保与合同约定内容的一致性）。

3.项目负责人，应根据合同执行进度，事先告知验收部门“供应商确认的验收时段”，以督促启动相关验收工作。

4.验收委派人，应事先自行指定或通过项目负责人举荐等方式，委派“验收承办人”，并适时授权签发《验收委派单》。

5.验收承办人，应严格依据《验收委派单》及《验收报告单》的要求，独立组织实施指定合同的履约验收工作。

6.验收委派人，应严格审核回收《验收报告单》及随附资料，及时补充记录项目负责人通报的“后续安装调试结果”（若有此情况），并按季度向资产处报送合同履行情况数据。同时整理相关采购文件，包括：相应合同、《验收报告单》及随附资料、《验收委派单》。

7.验收委派人，应按部门承办合同签订年度进行采购文件归档，归档条目指定为：“20xx年货物与服务采购文件—xx部门”。

五、附则

1.各部门内审的千元及以上需入固资产的无合同采购验收，应依据部门内审的采购目的，制作《验收报告单》等（此时，无需填写合同编号），纳入本规程统一管理。

2.工程类合同所包含的千元及以上需入固资产的采购验收，应依据工程类合同约定制作《验收报告单》等，纳入本规程统一管理。

3.本规程由资产处负责解释。2017年6月1日后签订的所有合同以及发生的相关“无合同”采购活动，均执行本规程约定。

附件：1.货物类合同履约验收委派单

      2.服务类合同履约验收委派单

3.北方工业大学货物类采购验收报告单

4.北方工业大学服务类采购验收报告单

                      北方工业大学

                       2017年5月5日